نوشته‌ها

آموزش نوشتن نامه به انگلیسی

نوشتن نامه به انگلیسی

آموزش نوشتن نامه به انگلیسی

با ما همراه باشید تا در این مقاله نوشتن نامه به انگلیسی را به شما عزیزان آموزش دهیم.

یکی از قدیمی ترین و اولین راههای ارتباطی نوشتن نامه است که انسانها از ابتدا برای ارتباط از آن استفاده میکرده اند. با پیشرفت هر روزه و آمدن وسایل ارتباط جمعی مثل موبایل و تماس های تصویری هنوز تاثیر نامه از بین نرفته است و لازم است برای انجام خیلی از کارها شما حتما یک نامه بنویسید . برای دادن درخواست به ادارات , برای ارتباط با یک مدیر با مرتبه بالاتر یا خیلی کارهای دیگر لازم است یک نامه بنویسید . برای نوشتن نامه لازم است که هم دایره لغات خوبی داشته باشید هم نکات دستور زبانی و نگارشی رو کامل رعایت کنید . نوشتن نامه به انگلیسی هم تقریبا به همین شکل است که در ادامه بیشتر توضیح خواهیم داد .

توجه

در مقاله گذشته که مربوط میشد به آموزش نامه نگاری به انگلیسی ما به طور کامل در مورد نامه نگاری به صورت رسمی توضیح دادیم و در این مقاله سعی داریم بیشتر در مورد نامه نگاری غیر رسمی صحبت کنیم. شما عزیزان جهت کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به مقاله آموزش نامه نگاری انگلیسی مراجعه نمایید.

آموزش نوشتن نامه به انگلیسی

برای نوشتن نامه به انگلیسی باید بتوانید داخل نامه از لغات ملموس استفاده کنید و برای این کار لازم است شما دایره لغات گسترده ای داشته باشید. توجه داشته باشید لازم نیست همه لغات رو بلد باشید , کلمه هایی که برای نوشتن نامه انگلیسی لازم دارید ذکر شده است تا شما با آنها آشنا شوید . زمانی که شما تصمیم به نوشتن نامه انگلیسی باید حداقل دانش گرامری را برای نوشتن یک نامه داشته باشید .

در این مقاله نحوه نوشتن نامه‌های غیررسمی به انگلیسی را با کمک جملات نمونه شروع و پایان نامه و یک نامه نمونه یاد خواهید گرفت . زمانی که کار خود را تمام کردید , خواهید دانست که چگونه آدرس , تاریخ و امضای یک نامه غیر رسمی را به درستی قالب‌بندی کنید , همچنین چه چیزی بین احوالپرسی ابتدای نامه و امضایتان بنویسید.

تفاوت بین نامه های غیررسمی و رسمی چیست؟

نامه غیررسمی

نامه غیر رسمی نامه‌ای است که به سبک شخصی نوشته می‌شود . شما میتوانید آن‌ها را به بستگان یا دوستان خود و یا به هر کسی که رابطه غیر حرفه‌ای با او دارید بنویسید، با این حال این افراد شامل شرکای کسب‌وکار و یا اشنایانی که با آن‌ها برخورد دوستانه ای دارید نمیشوند. راه‌های مختلفی برای نوشتن این نوع نامه بسته به کشوری که شما در آن زندگی میکنید ، وجود دارد . در این مقاله به سبک انگلیسی / آمریکایی خواهد پرداخت.

ما درباره عوامل زیر بحث خواهیم کرد:

  • نشانی
  • تاریخ
  • مقدمه
  • بدنه
  • بند پایانی
  • امضا

نامه غیر رسمی

نامه رسمی

از طرفی دیگر نامه رسمی با استفاده از کلماتی مودبانه که در انتخاب آنها دقت بخرج داده شده، برای هدفی رسمی نوشته میشود.

 

چطور نامه غیررسمی را شروع کنیم؟

نشانی

نشانی شخصی شما باید اولین چیزی باشد که در نامه خود می‌نویسید که باید در گوشه سمت راست بالای صفحه قرار گیرد ، چون شما همیشه نمی‌دانید که اگر کسی بخواهد به نامه تان پاسخ دهد نشانی شما را در اختیار دارد یا نه . همچنین به یاد داشته باشید که در صورتی که نامه را به خارج ارسال می‌کنید ، نام کشوری که ساکن ان هستید را قید کنید.

قالب

*شماره و نام خیابان

*شهر ، استان و کد پستی

*کشور

مثال :

۱۰۰۰ S. Grand Avenue

Los Angeles, CA 90015

United States

۱۰۰۰ S . خیابان گرند

لس‌آنجلس ، CA ۹۰۰۱۵

ایالات‌متحده آمریکا

تاریخ

تاریخ معمولا در زیر آدرستان قرار می گیرد. معمول‌ترین راه برای نوشتن تاریخ شامل ماه , روز و سال است . گاهی فقط یک ماه و روز کافی است . در نامه انگلیسی , نام ماه ها همیشه با حروف بزرگ نوشته میشود, اما تفاوت‌هایی در قالب‌بندی انگلیسی آمریکایی و انگلیسی بریتانیایی وجود دارد .

Format
British English
American English
A
۲۲nd November 2011
November 22nd, 2011
B
۲۲ November 2011
November 22, 2011
C
۲۲/۱۱/۲۰۱۱
۱۱/۲۲/۲۰۱۱

چطور یک نامه غیررسمی بنویسیم؟

یک نامه غیر رسمی می‌تواند به هر روشی که شما انتخاب می‌کنید نوشته شود ، اما اگر مطمئن نیستید چه چیزی بنویسید یا چطور نامه تان را قالب بندی کنید چند دستورالعمل سازمانی وجود دارد که شما می‌توانید از آنها پیروی کنید.یک نامه غیررسمی بی نقص از سه بخش تشکیل شده:

  1. مقدمه
  2. بدنه متن
  3. پایان

گزینه ی دیگری که نیازی نیست در این لیست جای بگیرد امضاست که دو بخش اظهار خداحافظی و نام شمارا شامل میشود.

 

مقدمه

اولین قدم ، مخاطب قرار دادن خواننده نامه است . اما چطور باید کسی را به زبان انگلیسی مورد خطاب قرار دهیم ؟

این کاملا ساده است و معمولا به اندازه ای که در نامه های اداری و رسمی اهمیت دارد در نامه غیررسمی مهم نیست . هنوز چند چیز وجود دارد که باید در مورد خطاب قرار دادن یک نفر به درستی بصورت غیر رسمی بدانید .

اولا ، بریتانیایی برخلاف امریکایی استفاده از یک دوره پس از عناوین اختصاری را بکار نمیبرد. .

  • Mr Johnson (British English)اقای جانسون (بریتانیایی)
  • Johnson (American English)اقای جانسون (امریکایی)

 

دوما ، اگر شما نامه‌ای را به یک زن متاهل ارسال می‌کنید ، حروف اختصاری صحیح عبارت است از ” Mrs(خانم) ” ، و اگر شما نامه را به زن مجرد ارسال می‌کنید ، واژه مخفف عبارت است از “Ms(خانم)” .

خانم جانسون همسر آقای جانسون است .

خانم جانسون و نامزدش در تابستان امسال ازدواج خواهند کرد .

انتخاب این که آیا از یک عنوان استفاده میکنید یا نه بستگی به این دارد که شما چقدر شخصی را که این نامه خطاب به او نوشته شده‌است ، بشناسید . اگر رابطه نزدیک و دوستانه ای با خواننده دارید به سادگی نام کوچک او را ذکر کنید اینکه چطور با خواننده سلام و احوالپرسی میکنید بستگی به خودتان دارد.مثال های زیر نمونه هایی از احوالپرسی های معمول هستند:

  • Dear Richard,
  • Richard,
  • Hi Richard,

ریچارد عزیز ،

ریچارد ،

سلام ریچارد ،

گذاشتن ویرگول بعد از نام را فراموش نکنید .

 

مثال هایی از جملاتی برای آغاز مقدمه

در نهایت ، شما به قسمتی از نامه رسیده‌اید که در آن شروع به نوشتن می‌کنید . در اینجا اجازه دهید قوه تخیل شما آزاد شود . اگر به ایده‌هایی برای شروع کار نیاز دارید ،نمونه هایی از جملات آغازین در زیر آورده می‌شوند . زمانی که نامه رسمی یا غیر رسمی را می‌نویسید ، مقدمه شما باید عادی باشد و نه آن طور که باید درنامه های رسمی و حرفه ای سفت و سخت باشد نوشته شود .

  • How are you?
  • How have you been?
  • How is life treating you?
  • How are the kids?
  • I hope you are doing well.
  • I hope you, Mike, and the kids are having a great time in (location).

چطوری ؟

حالت چطوره؟

زندگی چطور پیش میره ؟

بچه ها چطورند؟

امیدوارم حالت خوب باشه .

امیدوارم تو , مایک و بچه‌ها اوقات خوبی داشته باشید .

بدنه

محتوای نامه شما باید با لحن شخصی و دوستانه نوشته شود . با این حال ، بسیار مهم است که از اصطلاحات گرامری نیز در متنی که برای فرد خواننده مینویسید بطور متعادل استفاده کنید ،. یک روش خوب برای ارزیابی این که چطور باید بنویسید این است که به این فکر کنید که در ان لحظه چطور با فردی که در حال نوشتن به او هستید در زندگی واقعی ، تعامل خواهید داشت. همچنین به خاطر داشته باشید که مردم انگلستان و آمریکا به تبادل تجربیات اجتماعی علاقه دارند .

برای مثال ، آن‌ها دوست دارند چند سوال مودبانه را بپرسند ، ” چطوری ؟ ” یا ” تعطیلاتت چطور بود ؟ ” به طور کلی ، آن‌ها به اندازه اکثر اروپایی‌ها رک نیستند.

موضوعاتی برای گنجاندن در بدنه متن

  • دلیلتان برای نوشتن
  • درباره موضوعی که در اولین پاراگراف ذکر کردید بنویسید
  • از حال و احوال فردی که به او می‌نویسید ،خبر بگیرید
  • نکات پایانی خود را بیان کنید
  • فرد را تشویق به پاسخ دادن به نامه تان کنید

پایان

پایان کار جایی است که شما نامه خود را خلاصه می‌کنید و با خواننده خداحافظی می‌کنید . مثال‌های زیر چند ایده از آنچه که میتوانید در بخش پایانی نامه غیر رسمی تان بنویسید ارائه می‌دهند:

آموزش نوشتن نامه به انگلیسی

مثال‌هایی ازجملاتی که با انها به نامه خاتمه میدهیم :

  • I am looking forward to seeing you.
  • I can’t wait to see you soon.
  • I can’t wait to hear from you.
  • I am looking forward to hearing from you soon.
  • I hope to hear from you soon.
  • See you soon.
  • Send my love to…
  • I hope you are doing well.
  • Give my regards to..

 

منتظر دیدن شما هستم .

امیدوارم به زودی شما را ببینم .

منتظرم تا از شما بشنوم .

من مشتاقانه منتظر شنیدن خبر شما هستم .

.امیدوارم به زودی خبری از شما بشنوم

میبینمت به زودی.

امیدوارم حالت خوب باشه.

سلام مرا به…برسون

 

امضا

در امضا کردن انتخاب با شماست و شما کاملا آزادید که هرچیزی بنویسید. در زیر برخی از روش‌های مرسوم امضا کردن که لحنی دوستانه و غیر رسمی دارند امده. بعد از این که یکی را انتخاب کردید که متناسب با لحن کلی نامه شما بود ، به سادگی نام خود را امضا کنید .

مثال‌هایی از امضاها :

  • Best wishes,
  • Best,
  • Kindly,
  • Kind regards,
  • Best regards,
  • Lots of love,
  • Love,

.با آرزوی بهترین ها

.بهترین هارو برات میخوام

.با عشق فراوان

.تقدیم با عشق

 

آموزش نامه نگاری به انگلیسی

آموزش نامه نگاری به انگلیسی

با پیشرفت علم و تکنولوژی بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل و پست الکترونیکی ارسال میشوند و اگر شما هم جز آن دسته از افراد هستید که نیاز دارید تا نامه نگاری به انگلیسی انجام دهید باید در جریان باشید که برای نامه نگاری به زبان انگلیسی تنها دانستن زبان انگلیسی کافی نیست و باید اصول نامه نگاری به انگلیسی را بخوبی بدانید. با ما همراه باشید تا در ادامه به طور کامل شما را با اصول نامه نگاری به انگلیسی آشنا کنیم.

یکی از حوزه های اصلی که در بازار تجاری امروز با وجود روابط بین المللی بین کشور ها از اهمیت زیادی برخوردار است، توانایی در نامه نگاری به زبان انگلیسی است. چنین توانایی یکی از مهارت های لازم برای هر مترجمی است. اصول نگارش، واژگان و ساختارهای لازم در یک نامه رسمی اداری به زبان انگلیسی بسیار مهم است و ممکن است در نتیجه یک رابطه بین المللی تاثیر بگذارد. در یک تقسیم بندی، نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند؛ نامه های  رسمی و اداری  و  نامه های غیر رسمی و دوستانه.

نامه نگاری به انگلیسی

انواع نامه

نامه رسمی

نامه های رسمی آن دسته از نامه هایی هستند که با هدف  انجام امور اداری، بازرگانی و طرف های تجاری نوشته می شوند و می توانند براساس موضوعاتی شبیه به  انجام معاملات تجاری، معرفی شرکت، دعوت به همکاری و معرفی محصول نگاشته شوند.

نامه غیر رسمی

نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه هایی اطلاق می شود که خارج از روابط  اداری و رسمی نوشته می شوند و بیشتر به هدف انجام مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند. اگر تصمیم دارید نامه ای به زبان انگلیسی بنویسید پیشنهاد می شود ابتدا آن را به زبان فارسی تهیه کرده سپس به زبان انگلیسی ترجمه کنید.

تفاوت بین نامه های رسمی و غیررسمی

نامه رسمی بسیار متفاوت از نامه غیر رسمی هستند. نامه های غیر رسمی  به سبک و سیاق شخصی نوشته می شوند و معمولا مخاطبان آن بستگان، دوستان و افرادی هستند که شما با آن های رابطه دوستانه و غیر حرفه ای دارید. در حالی که،  در نامه های رسمی و اداری باید کلمات و اصطلاحات خاص و مودبانه استفاده شوند ولی در نامه های غیر رسمی چنین اجباری وجود ندارد.

اجزای یک نامه رسمی به زبان انگلیسی

نمونه ای از نامه های  رسمی، نامه های اداری است که هر کدام بسته به نوع تجارت، انواع و هدف های متفاوتی دارند. یک نامه اداری در ایمیل شما باید دارای اجزاء زیر باشد:

۱-موضوع(Subject line)

هر نامه اداری با هر هدفی هم که نوشته شده باشد باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش را در نامه  موضوع نامه می نامند. فرضا موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale  بیان می شود.

۲-اطلاعات تماس (Contact information)

در یک نامه اداری حتما اطلاعات تماس شامل نام کامل شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولا در بالای صفحه می آیند و در زیر آن معمولا اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می گیرد. در پایین صفحه معمولا اطلاعاتی مثل signature قرار می گیرند.

۳-سلام و احوال پرسی (greeting)

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را بدرستی بنویسید. در واقع این همان heading است. مانندب  .Dear Dr. Firas برای مخاطب قرار دادن دیگران از عناوینی مثلا آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.،برای خانم ها با وضعیت تاهل نامشخص Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messers. استفاده کنید. همچنین، استفاده از عناوین ویژه ای مثل  دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و  را  برای مواقعی استفاده کنید که نام دریافت کننده نامه را نمی دانید. پس از این عبارت، و نام شخص و یا شرکت را ذکر کنید. در ادامه آن، شماره آپارتمان، نام کوچه، نام خیابان اصلی- جاده، شهر یا شهرک به همراه کدپستی  را ذکر کنید.

۴-مقدمه کوتاه ( a Brief Introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه نه تنها مودبانه است بلکه می تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. یک شروع خوب می تواند مقدمه خوبی باشد برای اینکه متن اصلی ایمیل را شروع کنید، باشد. برای مثال می توانید از عباراتی مثل Good Day. I hope you are well استفاده کنید.

۵-هدف اصلی از نوشتن نامه(The main purpose of the letter)

این بخش متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد. متن اصلی نباید بیشتر از یک صفحه باشد چون قطعا خواننده نامه را خسته می کند. پس باید، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید. در صورتی که شما در حال نوشتن یک متن ایمیل و نه یک نامه اداری هستید، متن نامه باید کوتاه تر باشد.  این در واقع the body of letter است.

۶-پایان نامه (closing)

همیشه در پایان نامه برای قدردانی جمله ای نوشته می شود. بعضی عبارات پایانی رسمی و برخی دیگر غیر رسمی هستند . بسته به نوع نامه عبارات رسمی و غیر رسمی در پایان نامه استفاده می شوند. برای مثال عباراتی مثل Regards،Sincerely جز پایان های رسمی و عباراتی مثل Best جز پایان های  غیر رسمی هستند.

باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. نامه های رسمی و اداری باید روشن و واضح باشد. زیرا وجود هر گونه اشتباهی در استفاده از از واژگان سبب می شود تا ایده غلطی را به مخاطب انتقال دهند و از هرگونه سوء تفاهمی اجتناب می شود.

۷-امضا (signature )

در پایان نامه معمولا امضا ارسال کننده که شامل نام فرستنده نامه  است، آورده می شود. اشاره به نام خود در پایان نامه کافی است.

 اجزای یک نامه رسمی به زبان انگلیسی

مراحل و اصول نامه نگاری به انگلیسی (اداری و رسمی)

قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته‎‌اید. همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.

برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان Mrs. هم استفاده کنید ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.

در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات طولانی داشته و دوست هستند، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود، ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب می‌شود. به این دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی

در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.

بیشتر بخوانید  زبان انگلیسی چرایی یادگیری و مهارت های یادگیری آن

نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.

Dear Mr. Smith,

Dear Ms. Mackenzie,

Dear Frederick Hanson:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

Dear Madam

Dear Sir,

Dear Sirs

Gentlemen:

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی

اکثرا نامه‌ اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد. توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.

عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.

I hope you are enjoying a fine summer.

Thank you for your kind letter of January 5th.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی

I came across an ad for your company in The Star today.

It was a pleasure meeting you at the conference this month.

I appreciate your patience in waiting for a response.

پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.

I’m writing to enquire about…

I’m interested in the job opening posted on your company website.

We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.

پاراگراف دوم و سوم-Second and Third Paragraphs

در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید. توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.

با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید. در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.

  • We regret to inform you
  • It is with great sadness that we
  • After careful consideration we have decided

پاراگراف آخر-Final Paragraph

درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی ذکر کنید. در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید. معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند. عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.

I look forward to…

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details…

If you require more information…

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find…

Feel free to contact me by phone or email.

خاتمه-Closing

در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه‌ اداری انگلیسی آورده شده. پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید). این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد. البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

بهتر است در نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.

  • سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
  • در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
  • همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده‌ بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
  • از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
  • نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
  • در نامه‌ رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.(Oct 21st 2019)

 

ارسال نامه  رسمی از طریق ایمیل

با پیشرفت روز افزون  تکنولوژی بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل فرستاده می شوند. معمولا از سیستم های ایمیلی مثل yahoo، Hotmail،Gmail و info برای این هدف استفاده می شوند. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم های ارائه ایمیل برای خود ایمیلی را می سازید و با وارد شدن داخل ایمیل خود از طریق صفحه نوشتار وارد صفحه فرستادن ایمیل می شوید و بعد از وارد کردن آدرس ایمیل مخاطب، روی دکمه send میزنید و پیام فرستاده می شود.

ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل

توصیه

پیام هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می شوند از فرمت  نامه های ادراری و رسمی پیروی می کنند، مثلا Dear Mr.  در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می شود.

نامه اداری آمده در یک ایمیل از چندین بخش تشکیل شده است. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال کننده ایمیل  را مشخص می کند، سطر پایین تر در یافت کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می شود که نشانده دهنده دریافت کننده نامه است. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت میکند با cc(carbon copy) مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما بداند چه کسی رونوشت نامه  را دریافت می کند از سطر (bcc (blind carbon copy  استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject )، متن پیام و در نهایت نام امضا کننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می آید.
گاهی اوقات در ایمیل های اداری بعضی اختصادرات استفاده می شوند مانند:
OTOH (ON THE OTHER HAND)
BTW (BY THE WAY)
AFAIK (AS FAR AS I KNOW)
در نوشتن چنین نامه های ادرای که از طریق ایمیل فرستاده می شوند همیشه ابتدا پیش نویس از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چند باره ان عبارات غیر ضروری را حذف کنید و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اول پیام نقش مهمی را خواهد داشت پس سعی کنید تا اولین پاراگراف به بهترین شکل بنویسید تا تاثیر مثبت در خوانننده داشته باشد.

پاراگراف میانی نقشی تعیین کننده دارد و معمولا سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی گیرد. اطلاحا این پاراگراف را پاراگراف برنامه ریزی می گویند. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستند نامه تشکر نکرده اید حتما در پاراگراف تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منظر پاسخ از جانب او هستید.

چندین نکته در نگارش نامه های ادرای

سعی کنید اشتباهات نکارشی و املای در متن ایمیل خود نداشته باشید زیرا تاثیرات بدی بر روی دریافت کننده می گذارد. حتما دستور زبان ساختار هایی را که در نامه اداری خود استفاده می کنید، چک کنید.
تمام سمت، آدرس و نشانی را باید دقیق وارد کنید و خطایی نباید در آن باشد. اشتباه وارد کردن نام و نشانی دریافت کننده نامه می تواند تاثیرات بدی در ذهن مخاطب نانه ایجاد کند.
در دادن قیمت و مشخصات کالا دقت کنید زیرا در غیر این صورت اعتماد فرد مقابل را نسبت به خود سلب خواهید کرد. چنانچه در ایمیل خود فایلی را اتچ می کنید حتما در ضمن نامه به وجود فایل های اتچ شده اشاره کنید.

اجزاء یک نامه غیر رسمی

حتما به خاطر داشته باشید که نام و نشانی دقیق خود را در نامه بیاورید که اگر مخاطب قصد پاسخ دادن به شما را داشته باشد، به راحتی بتواند نام و نشانی شما را پیدا کند.  معمولا مواردی که در نشانی ذکر می شوند شامل شماره و نام خیابان، شهر، استان و کد پستی و کشور است.

بسته به انتخاب شما، یک نامه غیر رسمی می تواند به روش  های مختلف نوشته شود. هر نامه ای چه رسمی و چه غیر رسمی از سه بخش مقدمه، بدنه و پایان تشکیل شده است. ابتدای نامه غیر رسمی می تواند به سلیقه شخصی شما باشد و به اندازه ابتدای نامه رسمی و اداری مهم نیست.

اگر شما رابطه دوستانه  و نزدیکی با دریافت کننده نامه دارید، می توانید عباراتی مثل Dear Leonardo، Leonardo، Hi Leonardo  را استفاده کنید. حتما به خاطر داشته باشید بعد از نام شخص، ویرگول را بگذارید.

جملاتی برای آغاز  نامه

بعد از مخاطب قرار دادن دریافت کننده نامه، نوبت به سلام و احوالپرسی می رسد چون نامه یک نامه دوستانه و صمیمی است شما می توانید با عبارات دوستانه ای مثل How is everything،How are you?،  how is the family? شروع کنید.

بدنه نامه

بعد از یک سلام و احوالپرسی دوستانه نوبت به بدنه اصلی نامه می رسد که محتوای نامه است و باید با لحن دوستانه و صمیمی نوشته شود. اما لازم است حتی در این نامه غیر رسمی هم از اصطلاحات گرامری در حد تعادل استفاده کنیم. نوع رابطه شما با فرد مقابل در زندگی  واقعی به شما بسیار کمک می کند تا چطور متن و بدنه اصلی نامه را بنویسید. موضوعاتی که معمولا در بدنه اصلی نامه می آیند شامل دلیل برای نوشتن نام، سلام و احوالپرسی، نکات پایانی نامه و همچنین خواستن از در یافت کننده نامه برای پاسخ دادن به نامه شما است.

پایان و امضاء نامه

پایان نامه در واقع بخشی از نامه است که شما نامه را خلاصه میکنید و می خواهید با خواننده خداحافظی کنید.
برای مثال شما می توانید پایان نامه را با چنین عباراتی به پایان برسانید:
I am looking forward to seeing you 
I can’t wait to hear from you، I hope to hear from you soon
بعد از پایان نامه نوبت به امضاء نامه می رسد. برای این بخش می توانید از عبارات دوستانه و صمیمی مثل Best wishes، Best، kind regards و امثال ان استفاده کنید.