با پیشرفت علم و تکنولوژی بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل و پست الکترونیکی ارسال میشوند و اگر شما هم جز آن دسته از افراد هستید که نیاز دارید تا نامه نگاری به انگلیسی انجام دهید باید در جریان باشید که برای نامه نگاری به زبان انگلیسی تنها دانستن زبان انگلیسی کافی نیست و باید اصول نامه نگاری به انگلیسی را بخوبی بدانید. با ما همراه باشید تا در ادامه به طور کامل شما را با اصول نامه نگاری به انگلیسی آشنا کنیم.

یکی از حوزه های اصلی که در بازار تجاری امروز با وجود روابط بین المللی بین کشور ها از اهمیت زیادی برخوردار است، توانایی در نامه نگاری به زبان انگلیسی است. چنین توانایی یکی از مهارت های لازم برای هر مترجمی است. اصول نگارش، واژگان و ساختارهای لازم در یک نامه رسمی اداری به زبان انگلیسی بسیار مهم است و ممکن است در نتیجه یک رابطه بین المللی تاثیر بگذارد. در یک تقسیم بندی، نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند؛ نامه های  رسمی و اداری  و  نامه های غیر رسمی و دوستانه.

انواع نامه

نامه رسمی

نامه های رسمی آن دسته از نامه هایی هستند که با هدف  انجام امور اداری، بازرگانی و طرف های تجاری نوشته می شوند و می توانند براساس موضوعاتی شبیه به  انجام معاملات تجاری، معرفی شرکت، دعوت به همکاری و معرفی محصول نگاشته شوند.

نامه غیر رسمی

نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه هایی اطلاق می شود که خارج از روابط  اداری و رسمی نوشته می شوند و بیشتر به هدف انجام مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند. اگر تصمیم دارید نامه ای به زبان انگلیسی بنویسید پیشنهاد می شود ابتدا آن را به زبان فارسی تهیه کرده سپس به زبان انگلیسی ترجمه کنید.

تفاوت بین نامه های رسمی و غیررسمی

نامه رسمی بسیار متفاوت از نامه غیر رسمی هستند. نامه های غیر رسمی  به سبک و سیاق شخصی نوشته می شوند و معمولا مخاطبان آن بستگان، دوستان و افرادی هستند که شما با آن های رابطه دوستانه و غیر حرفه ای دارید. در حالی که،  در نامه های رسمی و اداری باید کلمات و اصطلاحات خاص و مودبانه استفاده شوند ولی در نامه های غیر رسمی چنین اجباری وجود ندارد.

اجزای یک نامه رسمی به زبان انگلیسی

نمونه ای از نامه های  رسمی، نامه های اداری است که هر کدام بسته به نوع تجارت، انواع و هدف های متفاوتی دارند. یک نامه اداری در ایمیل شما باید دارای اجزاء زیر باشد:

۱-موضوع(Subject line)

هر نامه اداری با هر هدفی هم که نوشته شده باشد باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش را در نامه  موضوع نامه می نامند. فرضا موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale  بیان می شود.

۲-اطلاعات تماس (Contact information)

۳-سلام و احوال پرسی (greeting)

۴-مقدمه کوتاه ( a Brief Introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه نه تنها مودبانه است بلکه می تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. یک شروع خوب می تواند مقدمه خوبی باشد برای اینکه متن اصلی ایمیل را شروع کنید، باشد. برای مثال می توانید از عباراتی مثل Good Day. I hope you are well استفاده کنید.

۵-هدف اصلی از نوشتن نامه(The main purpose of the letter)

این بخش متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد. متن اصلی نباید بیشتر از یک صفحه باشد چون قطعا خواننده نامه را خسته می کند. پس باید، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید. در صورتی که شما در حال نوشتن یک متن ایمیل و نه یک نامه اداری هستید، متن نامه باید کوتاه تر باشد.  این در واقع the body of letter است.

۶-پایان نامه (closing)

همیشه در پایان نامه برای قدردانی جمله ای نوشته می شود. بعضی عبارات پایانی رسمی و برخی دیگر غیر رسمی هستند . بسته به نوع نامه عبارات رسمی و غیر رسمی در پایان نامه استفاده می شوند. برای مثال عباراتی مثل Regards،Sincerely جز پایان های رسمی و عباراتی مثل Best جز پایان های  غیر رسمی هستند.

باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. نامه های رسمی و اداری باید روشن و واضح باشد. زیرا وجود هر گونه اشتباهی در استفاده از از واژگان سبب می شود تا ایده غلطی را به مخاطب انتقال دهند و از هرگونه سوء تفاهمی اجتناب می شود.

۷-امضا (signature )

در پایان نامه معمولا امضا ارسال کننده که شامل نام فرستنده نامه  است، آورده می شود. اشاره به نام خود در پایان نامه کافی است.

 

مراحل و اصول نامه نگاری به انگلیسی (اداری و رسمی)

قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته‎‌اید. همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.

برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان Mrs. هم استفاده کنید ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.

در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات طولانی داشته و دوست هستند، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود، ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب می‌شود. به این دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی

در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.

نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.

Dear Mr. Smith,

Dear Ms. Mackenzie,

Dear Frederick Hanson:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

Dear Madam

Dear Sir,

Dear Sirs

Gentlemen:

اکثرا نامه‌ اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد. توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.

عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.

I hope you are enjoying a fine summer.

Thank you for your kind letter of January 5th.

I came across an ad for your company in The Star today.

It was a pleasure meeting you at the conference this month.

I appreciate your patience in waiting for a response.

پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.

I’m writing to enquire about…

I’m interested in the job opening posted on your company website.

We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.

پاراگراف دوم و سوم-Second and Third Paragraphs

در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید. توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.

با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید. در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.

• We regret to inform you
• It is with great sadness that we
• After careful consideration we have decided

پاراگراف آخر-Final Paragraph

درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی ذکر کنید. در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید. معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند. عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.

I look forward to…

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details…

If you require more information…

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find…

Feel free to contact me by phone or email.

خاتمه-Closing

در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه‌ اداری انگلیسی آورده شده. پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید). این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد. البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

بهتر است در نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.

• سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
• در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
• همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده‌ بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
• از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
• نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
• در نامه‌ رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.(Oct 21^st 2019)

ارسال نامه  رسمی از طریق ایمیل

با پیشرفت روز افزون  تکنولوژی بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل فرستاده می شوند. معمولا از سیستم های ایمیلی مثل yahoo، Hotmail،Gmail و info برای این هدف استفاده می شوند. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم های ارائه ایمیل برای خود ایمیلی را می سازید و با وارد شدن داخل ایمیل خود از طریق صفحه نوشتار وارد صفحه فرستادن ایمیل می شوید و بعد از وارد کردن آدرس ایمیل مخاطب، روی دکمه send میزنید و پیام فرستاده می شود.

توصیه

پیام هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می شوند از فرمت  نامه های ادراری و رسمی پیروی می کنند، مثلا Dear Mr.  در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می شود.

پاراگراف میانی نقشی تعیین کننده دارد و معمولا سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی گیرد. اطلاحا این پاراگراف را پاراگراف برنامه ریزی می گویند. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستند نامه تشکر نکرده اید حتما در پاراگراف تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منظر پاسخ از جانب او هستید.

چندین نکته در نگارش نامه های ادرای

اجزاء یک نامه غیر رسمی

حتما به خاطر داشته باشید که نام و نشانی دقیق خود را در نامه بیاورید که اگر مخاطب قصد پاسخ دادن به شما را داشته باشد، به راحتی بتواند نام و نشانی شما را پیدا کند.  معمولا مواردی که در نشانی ذکر می شوند شامل شماره و نام خیابان، شهر، استان و کد پستی و کشور است.

بسته به انتخاب شما، یک نامه غیر رسمی می تواند به روش  های مختلف نوشته شود. هر نامه ای چه رسمی و چه غیر رسمی از سه بخش مقدمه، بدنه و پایان تشکیل شده است. ابتدای نامه غیر رسمی می تواند به سلیقه شخصی شما باشد و به اندازه ابتدای نامه رسمی و اداری مهم نیست.

اگر شما رابطه دوستانه  و نزدیکی با دریافت کننده نامه دارید، می توانید عباراتی مثل Dear Leonardo، Leonardo، Hi Leonardo  را استفاده کنید. حتما به خاطر داشته باشید بعد از نام شخص، ویرگول را بگذارید.

جملاتی برای آغاز  نامه

بدنه نامه

بعد از یک سلام و احوالپرسی دوستانه نوبت به بدنه اصلی نامه می رسد که محتوای نامه است و باید با لحن دوستانه و صمیمی نوشته شود. اما لازم است حتی در این نامه غیر رسمی هم از اصطلاحات گرامری در حد تعادل استفاده کنیم. نوع رابطه شما با فرد مقابل در زندگی  واقعی به شما بسیار کمک می کند تا چطور متن و بدنه اصلی نامه را بنویسید. موضوعاتی که معمولا در بدنه اصلی نامه می آیند شامل دلیل برای نوشتن نام، سلام و احوالپرسی، نکات پایانی نامه و همچنین خواستن از در یافت کننده نامه برای پاسخ دادن به نامه شما است.

پایان و امضاء نامه